Datenschutzordnung des Musikvereins Bruchhausen e.V.

 

 

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Musikverein Bruchhausen e.V. (MVB) nach den Richtlinien der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im MVB wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

 

Einwilligung zur Speicherung und Nutzung von Daten

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum MVB wird eine schriftliche Einwilligung zur Speicherung und Nutzung von personenbezogenen Daten zur Erfüllung des Vereinszwecks seitens des Mitglieds eingeholt.

 

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (MVB Homepage) wird eine separate Einwilligung eingeholt.

 

Beitritt zum MVB

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der MVB die zur Erfüllung des Vereinszweckes notwendigen Daten auf. Dies sind z.B.:

• Vor- und Zuname

• Geschlecht

• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)

• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)

• Geburtsdatum

• Bankverbindung

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

 

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem MVB intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

 

Austritt aus dem MVB

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu MVB- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

 

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des MVBs betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den MVB aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

 

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

Als Mitglied des Blasmusikverbandes Karlsruhe e.V. (folgend BVK) ist der MVB verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten BVK jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den BVK, einem Dachverband im Verhältnis zum MVB, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.

 

Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des BVK.

 

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitgliedern folgende Daten:

• Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht

• Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)

• Qualifikationen

• Instrument

• Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft

• Mitwirkung in Orchestergruppierungen des MVBs

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder) wird die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im MVB übermittelt.

 

Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt.

 

Der MVB erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten BVK, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des MVBs.

 

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

 

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

Als Mitglied des BVK kann der MVB zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den BVK übermitteln:

• Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des BVK oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie

• Anmeldung zu Lehrgängen des BVK oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des BVK oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

 

Pressearbeit

Der MVB informiert das Amtsblatt Ettlingen, die Tagespresse, die Verbandszeitschrift „der blasmusiker“ (Verlag: HAGO Druck und Medien) des BVK sowie in der Offiziellen Fach- und Verbandszeitschrift des Bundes Deutscher Blasmusikverbände (BDB) „blasmusik“ (Verlag: Golden Wind GmbH) über Prüfungsergebnisse, besondere Ereignisse und Aktivitäten des MVBs. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des MVBs veröffentlicht.

 

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des MVBs entfernt. Der MVB benachrichtigt den Blasmusikverband Karlsruhe e.V. von dem Widerspruch des Mitglieds.

 

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im MVB nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

 

Der Vorstand bzw. der Musikervorstand informiert während des Probenbetriebs die aktiven Mitglieder mündlich bzw. am „schwarzen Brett“ über besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

 

Eine Übersicht aller aktiven Mitglieder inklusive deren Kontaktdaten erhält jedes aktive Mitglied, um Proben und Auftritte untereinander abzustimmen. Das einzelne Mitglied kann jederzeit einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

 

Werden alle aktiven Mitglieder per Mail oder ähnlichen Medien informiert, so wird sichergestellt, dass die einzelnen Kontaktadressen für die Empfänger nicht erkennbar sind (z.B. Blindkopie).

 

Zusammenarbeit mit Unternehmen

Der MVB arbeitet mit der Musikschule Ettlingen und dem Forum Musicum (Bruchhausen) zusammen. Alle Anmeldungen, Änderungen und Abmeldungen erfolgen über den MVB, damit der Schüler die Vergünstigungen erhalten kann. Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten (z.B. Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Verein, Instrument), welche für die Anmeldung, Änderung bzw. Abmeldung relevant sind. Diese Daten sind Voraussetzung, um einen Unterricht wahrnehmen zu können.